Ticaret Kanunu ve vergi kanunları gereği her şirketin tutması ve takip etmesi gereken belli başlı resmi defterler bulunur. Şirketlerin bu defterleri tutmaması ve takip etmemesi, defter tasdik zamanları konusunda yasalara uyulmaması cezai yaptırım uygulanmasına sebebiyet verir. Peki, mükellefiyete göre şirketlerin hangi ticari defterleri tutması gerekir?

Gelir vergisi mükelleflerinin tutması gereken defterler:

• Bilanço hesabına göre yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri (gerçek kişiler)
• Kolektif ve komandit şirketler için göre yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterine ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defteri
• İşletme esasına göre işletme defteri. (13.12.2017 Tarihli Resmi gazetede yayımlanan VUK 486 Seri numaralı Genel tebliğine göre GİB web sayfası üzerinden elektronik tutulacak)
• Serbest meslek erbabı için serbest meslek kazanç defteri. (13.12.2017 Tarihli Resmi gazetede yayımlanan VUK 486 Seri numaralı Genel tebliğine göre GİB web sayfası üzerinden elektronik tutulacak)
• Gerçek usule tabi çiftçilerin tutacağı çiftçi işletme defteri. (13.12.2017 Tarihli Resmi gazetede yayımlanan VUK 486 Seri numaralı Genel tebliğine göre GİB web sayfası üzerinden elektronik tutulacak olup çiftçi işletme defteri yerine bilanço esasına göre defter tutulabilir)

Kurumlar vergisi mükelleflerinin tutması gereken defterler:

• Anonim şirketler: Yevmiye defteri, Defteri kebir, Envanter defteri, Damga vergisi defteri, Yönetim kurulu karar defteri, Pay defteri, Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
• Limited şirketler: Yevmiye defteri, Defteri kebir, Pay defteri, Envanter Defteri, Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
• Dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinin tutacağı defterler: Yevmiye defteri, Defteri kebir, Envanter defteri.
• Kooperatiflerin tutacağı defterler: Yevmiye defteri, Defteri kebir, Pay defteri, Envanter Defteri, Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri.

E-defter tutan mükelleflerin Yevmiye ve Defteri kebir defterleri dışında, tutmak zorunda oldukları defterleri kağıt ortamında tasdik ettirmeleri ve tutmaları zorunludur.

Yevmiye defteri

Şirketlerin tutması gereken ticari defterler arasında en bilinen defter yevmiye defteri. Tüm muhasebe kayıtlarını gösteren yevmiye defteri, vergi denetimlerinde ya da ticari davalarda ilk önce bakılan defter olup ay sonunda veya dönem sonunda verilen beyannamelerle uyumludur. A4 sayfa formatında ve 100 ve katları sayfa sayısına sahip olan yevmiye defteri, e-defter uygulamasına geçişle birlikte elektronik ortamda tutulmaya başlandı.

Defterikebir

Tüm muhasebe kayıtlarını içeren defterikebir, yevmiye defterinden farklı olarak kayıtları ayrı ayrı göstermez. Hesap bazında gruplandırır (muavin) ve hesapları grup olarak ayrı ayrı görmenizi sağlar. A4 sayfa formatında ve 100 ve katları sayfa sayısına sahip olan defteri kebir, e-defter uygulamasına geçişle birlikte elektronik ortamda tutulmaya başlandı.

Envanter defteri

Stoklar, demirbaşlar, alınan çek dökümleri, verilen çek dökümleri, kasa sayımları gibi sayılabilen her türlü varlığın kaydının tutulduğu defter görünümündeki bir resmi defter olan envanter defteri, 20-80 sayfa arasında değişebilir.

Ortaklar pay defteri

Ortaklar pay defteri, şirket hissedarlarının kim olduğu, hisse sayıları ve hisselerin detaylarıyla birlikte hisse alım satımları, sermaye artışları, devirlerin işlendiği bir resmi defter. Tarih ve açıklamanın elle girildiği bu defter için ilgili ortakların imzası alınır.

Yönetim kurulu karar defteri

Adından anlaşılacağı üzere yönetim kurulu kararlarının işlendiği defter, uyuşmazlık halinde çözüm sunabilir. Kararların deftere işlenmesi ve noterden tasdik ettirilmesi önerilir.

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Şirket ortakları yılda en az 1 defa Genel Kurul’da toplanır ve karar alır. Toplantının detayları (ortakların ne zaman ve nasıl davet edildikleri, gündem konuları, toplantıda alınan kararlar) bu deftere işlenir.

Damga vergisi defteri

Şirketin yaptığı sözleşmeler üzerinden hesapladığı damga vergisi, Damga vergisi defterine işlenir ve ay sonunda, yazılı olan tutarlar damga vergisi beyannamesi ile vergi dairesine ödenir.

Defter saklama süresi

Ticaret Kanunu’na göre tutulması gereken defterlerin 10 yıl; Vergi Kanun’larına göre tutulması gereken defterlerin 5 yıl saklanması gerekir. Resmi defterleri 10 yıl dolmadan imha etmeyin.

Defter onayı

Şirketlerin tuttuğu defterlerin noterde (her sayfaya kaşe ve mühür)onaylatılması gerekir. Şirket tasdiklerini kendisi yapabilir. Tasdikler mali müşavir veya hukuk bürosu üzerinden de yapılabilir. Yıl sonu defter tasdik ücreti genelde noter açılış, ara tasdik ve kapanış tasdik bedeli (varsa ek tasdik) ile kırtasiye, ticaret sicil tasdikname ücreti ve mali müşavir hizmet bedelinden oluşur.